設定方法はこちら

ライト版では利用できません。

ビデオ会議のURLは、自動返信メールに記載するか予約詳細で確認できます。

予約詳細（管理画面）：予約一覧の詳細

予約詳細（予約サイト）：ログイン後の予約履歴の詳細（会員登録利用している場合のみ）

■予約登録

指定した主催者でビデオ会議を生成し、予約データに保存します。

仮申込の予約には、生成されません。

未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）に限りますので、過去の予約は予約詳細画面のビデオ会議の登録/ビデオ会議の削除をご利用ください。

Meetの予定は、主催者のGoogleカレンダーに登録されます。

日時や予約枠が同じでも、別々のURLが生成されます。

Zoomの利用制限について

フリーアカウントの場合、1アカウントで設定できるZoomミーティングは、1日100件までです。

上限を超えたときは、予約完了画面に「予約は登録され、ビデオ会議が作成されなかった」旨のメッセージが表示されます。

翌日以降に、管理画面から連携ください。

■予約変更

変更箇所に応じて、ビデオ会議の取得/削除/更新が行われます。

・ステータス変更時（終了日時が未来の予約データが対象）

「在庫確保無しステータス（仮申込/キャンセル）」から「在庫確保有りステータス（仮予約/確定/来訪済み)」へ変更：ビデオ会議を新規取得

「在庫確保無しステータス（仮申込/キャンセル）」へ変更：ビデオ会議の登録があれば削除

・予約内容の編集時（終了日時が未来で、在庫確保有りステータスの予約データが対象）

既存でビデオ会議の登録がなく、予約枠/開始日時/終了日時を変更：新規取得

既存でビデオ会議の登録があり、予約枠を変更：既存のビデオ会議を削除し新規取得

既存でビデオ会議の登録があり、開始日時/終了日時を変更：既存のビデオ会議を連携して更新（URLは変更なし）※主催者を変更していないことが前提、変更した場合は新規取得

未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）に限りますので、過去の予約は予約詳細画面のビデオ会議の登録/ビデオ会議の削除をご利用ください。

■予約キャンセル/削除

ビデオ会議を削除します。

予約一括削除の場合も同様に削除されますが、1件でも対象予約がある場合、100件までの制限がかかります。

予約検索で絞り込むなどで100件未満にして、複数にわけて削除ください。

キャンセルした予約を復活させた場合、同一主催者であっても新しいURLが生成されます。

未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）に限りますので、過去の予約は予約詳細画面のビデオ会議の登録/ビデオ会議の削除をご利用ください。

設定方法

１．主催者設定を設定します。

主催者は複数設定できます。

ここでは素材の登録のみで、紐づけは２で行います。

２．主催者を設定します。

ZoomまたはMeetを利用したい予約枠に紐づけをします。

予約枠設定の作成・編集時に１で設定した主催者から選択し、登録します。

３．自動返信メールにビデオ会議の置き換え文言を記載します。

ビデオ会議用の置き換え文言は、5つあります。

置き換え文言は、メール種別や予約システムごとに異なります。

記載するときは、必ず利用できる置き換え文言か確認をお願いします。

自動返信メール編集画面で画面下にある「置き換え文言」をクリックし、一覧にあれば利用可能です。

４．その他、必要箇所を修正します。

●文言修正

予約詳細でビデオ会議のURL等を確認できます。

項目名は、予約内容の項目設定から修正できます。

●予約詳細（予約サイト）に表示する内容の設定

予約内容の表示パターン設定で予約詳細（予約サイト）に表示する内容を選択できます。

※ビデオ会議を設定していない予約の場合、予約内容の表示パターン設定の設定内容に関わらず非表示となります。

注意事項

仮申込・予約キャンセルの予約には、生成されません。

予約枠に設定している主催者を変更した場合、変更以降の予約登録/編集時に、ビデオ会議の生成や編集が行われます。

自動連携は、未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）に限りますので、過去の予約は予約詳細画面のビデオ会議の登録/ビデオ会議の削除をご利用ください。

予約枠設定で「連携なし」から主催者を設定しただけでは、ビデオ会議は生成されません。

AまたはBを行うことで、生成されます。

A.主催者を設定後、予約変更で「予約枠」「開始日時」「終了日時」「ステータスの変更による在庫確保有無※」のいずれかを変更する

※「ステータスの変更による在庫確保有無」は、6パターンあります。

・仮申込から確定に変更

・キャンセルから確定に変更

・仮申込から仮予約に変更

・キャンセルから仮予約に変更

・仮申込から来訪済みに変更

・キャンセルから来訪済みに変更

B.管理画面の予約詳細で、「ビデオ会議の登録」をクリックする

「ビデオ会議の登録」ボタンは

「予約枠にビデオ会議（主催者）を設定している」が、「ビデオ会議が生成されていなく」「ステータスが確定/仮予約/来訪済みのいずれか」の予約に表示されます。

予約枠設定で「連携なし」に設定変更しただけでは、ビデオ会議は削除されません。

aまたはbを行うことで、生成されます。

a.主催者を設定後、予約変更で「予約枠」「開始日時」「終了日時」「ステータスの変更による在庫確保有無※」のいずれかを変更する

※「ステータスの変更による在庫確保有無」は、12パターンあります。

・仮申込から確定に変更（またはその逆）

・キャンセルから確定に変更（またはその逆）

・仮申込から仮予約に変更（またはその逆）

・キャンセルから仮予約に変更（またはその逆）

・仮申込から来訪済みに変更（またはその逆）

・キャンセルから来訪済みに変更（またはその逆）

b.管理画面の予約詳細で、「ビデオ会議の削除」をクリックする

「ビデオ会議の削除」ボタンが表示は、

「ビデオ会議が生成されている」予約に表示されます。

予約一括削除の場合は、未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）に限り、ビデオ会議も一緒に削除します。

ただし、1件でも対象予約がある場合、100件までの制限がかかります。

予約検索で絞り込むなどで100件未満にして、複数にわけて削除ください。

予約データのCSVアップロードを行う場合、未来の予約（終了日時を過ぎていない予約）のみ、ビデオ会議も生成されます。

ただし、101件目以降でビデオ会議が生成される予約はエラーとなり登録されません。（ビデオ会議不要な予約は登録されます。）

件数が多い場合、完了までに時間もかかりますので、複数にわけてアップロード頂くことをお勧めします。

Zoomの利用制限について

フリーアカウントの場合、1アカウントで設定できるZoomミーティングは、1日100件までです。

上限を超えたときは、予約完了画面に「予約は登録され、ビデオ会議が作成されなかった」旨のメッセージが表示されます。

翌日以降に、管理画面から連携ください。

日時や予約枠が同じでも、別々のURLが生成されます。

定員5名の予約枠を作成した時、全て異なったＵＲＬが生成されます。

グループでＷＥＢ会議を行いたい場合、下記の設定をしていただくかメール配信機能や本システム以外の方法でURLを通知ください。

事前設定

・ビジオ会議の項目は、管理者のみ編集可で設定する。

・予約リマインダーに、ビデオ会議の項目の置き換え文言を挿入する。

運用方法

1. 予約受付する　※予約登録の自動返信メールでは、ビジオ会議のURLを通知できません

2. ビデオ会議のURLを生成する